MODUL VII
KESESUAIAN MUTU PRODUK DAN BERBAGAI ASPEK YANG
MELINGKUPINYA
A.
BEBERAPA
FAKTOR MEMENGARUHI KESESUAIAN MUTU PRODUK
Walaupun pada bab-bab sebelumnya telah dibahas tentang
kesesuaian mutu produk secara komprehensif, namun untuk memperdetail pembahasan
maka dalam, bab ini akan dibahas tentang berbagai aspek yang berkaitan dengan
kesesuaian mutu suatu produk yang harus dilakukan suatu perusahaan manufaktur
maupun perusahaan jasa dengan nuansa studi kasus.
Secara
rinci bab ini membahas tentang hal-hal sebagai berikut.
- Hubungan pengendalian
mutu (quality control) dengan proses produksi.
- Ruang lingkup standar
mutu terpadu.
- Pengendalian mutu dan
dukungan manajemen.
- Multi tujuan
pengendalian mutu.
- Ruang lingkup,
pengendalian mutu produk.
- Faktor teknik yang memengaruhi
pengendalian mutu.
- Pengendalian mutu dan
bahan sisa.
- Organisasi dan unit
pengendalian mutu.
Pemahaman
materi ini sangat penting untuk memahami tentang berbagai aspek pengendalian
mutu, dan implikasinya terhadap perusahaan.
Dengan
mempelajari bab ini, pembaca diharapkan dapat mengerti tentang arti, ruang
lingkup, serta tujuan tentang pengendalian mutu dari suatu perusahaan. Dapat
dipahami juga bahwa pengendalian mutu merupakan pekerjaan yang kompleks karena,
menyangkut berbagai tugas yang berkaitan dengan proses pembuatan suatu produk
(jasa).
B. KENDALI MUTU DAN PROSES
PRODUKSI
Setiap, perusahaan dalam memproduksi barang (jasa)
bertujuan mencari keuntungan melalui penjualan barang (jasa) kepada konsumen
sesuai dengan harga dan mutu yang direncanakan. Dengan demikian, diharapkan
perusahaan dapat menjamin kelangsungan hidupnya dan bahkan mengembangkan
usahanya.
Seperti
diterangkan pada bab sebelumnya bahwa terdapat kaitan erat antara mutu, suatu
produk dengan proses produksinya. Suatu produk dibuat melalui proses pengolahan
dari bahan baku
menjadi barang setengah jadi dan akhirnya menjadi barang jadi (finished goods)
berdasarkan mutu yang diciptakan. Secara umum pengertian produksi adalah suatu
proses di mana barang atau jasa diciptakan (production is the process by which
goods and services are created). Proses produksi terjadi karena adanya
interaksi antara berbagai faktor produksi seperti input (berupa bahan baku, tenaga kerja, mesin,
dan sebagainya) bersatu padu untuk menciptakan barang (jasa) yang mempunyai
nilai tambah dan nilai guna yang lebih tinggi yang diperlukan konsumen.
Contohnya,
interaksi antara faktor produksi dalam perusahaan pembuat roti, yakni
dicampuradukkannya bahan baku,
tenaga keda, mesin, dan bahan-bahan lain dalam proses produksi. Interaksi
tersebut akan dapat menghasilkan roti yang mempunyai nilai tambah dan nilai
guna yang lebih besar bagi konsumen.
Intinya,
pengertian produksi dapat dinyatakan secara umum sebagai berikut.
Produksi
adalah kegiatan yang bertujuan untuk menciptakan barang (jasa) lain yang
mempunyai nilai tambah dan nilai guna yang lebih besar berdasarkan prinsip
ekonomi manajerial atau ekonomi perusahaan.
Lalu,
apa yang dimaksud dengan prinsip ekonomi manajerial? Prinsip ekonomi manajerial
adalah bahwa prinsip produksi harus dijalankan dengan cara meminimumkan biaya
dan memaksimumkan keuntungan. Meminimumkan biaya berarti setiap pengeluaran
biaya untuk proses pembuatan suatu barang diusahakan seefisien mungkin.
Sedangkan pengertian memaksimumkan penghasilan berarti agar barang (jasa) yang
dihasilkan harus laku dipasarkan dengan perolehan yang paling optimum.
Hal
ini perlu ditekankan bahwa konsep memproduksi barang dengan cara asal jadi
harus sepenuhnya ditinggalkan. Bila tidak, akan mengakibatkan barang yang
dihasilkan tidak laku. Seperti diketahui bahwa konsumen masa kini lebih baik
dalam tingkat kehidupannya sehingga mereka akan lebih memilih barang dengan mutu
yang terbaik. Contohnya sebagian besar masyarakat Amerika Serikat yang
mempunyai penghasilan tinggi, mereka tidak akan berpikir soal harga barang,
tetapi akan mencari mutu barang yang terbaik, walaupun harganya mahal.
Masyarakat
Indonesia
di masa depan pun mungkin akan lebih mencari barang yang bermutu baik, tidak
sekadar menghiraukan harga barang tersebut.
C.
RUANG LINGKUP STANDAR MUTU TERPADU
Pengertian mutu (kualitas) telah
dibahas pada bab yang lalu. Namun demikian, Anda perlu mengetahui lebih lanjut
tentang pengendalian mutu suatu produk yang dilakukan secara terpadu.
Pengendalian mutu adalah kegiatan terpadu mulai dari
pengendalian standar mutu bahan, standar proses produksi, barang setengah jadi,
barang jadi, sampai standar pengiriman produk akhir ke konsumen agar barang atau
jasa yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi mutu yang direncanakan.
Berbagai
tingkat pengawasan standar mutu tersebut harus ditentukan lebih dahulu sesuai
dengan standar mutu yang direncanakan. Bertolak dari standar mutu barang, dapat
ditentukan hal-hal sebagai berikut.
a) Standar
mutu bahan bake yang akan digunakan.
b) Standar
mutu proses produksi (mesin dan tenaga keij a yang melaksanakan).
c) Standar
mutu barang setengah jadi.
d) Standar
mutu barang jadi.
e) Standar
administrasi, pengepakan, dan pengiriman produk akhir tersebut sampai ke tangan
konsumen.
Misalnya,
seorang produsen lemari buku sebelum membuat lemari tersebut, ia akan
menentukan dulu ukuran, bahan kayu, warna pelitur, dan mutu pelitur yang akan
digunakan. Dengan perkataan lain, ahli rancangnya akan terlebih dahulu membuat
desain (rancang bangun) lemari buku. Lalu bahan kayu yang akan digunakan ditentukan:
kayu jati atau kayu kamper (borneo). Setelah itu, ia akan menentukan jumlah
kebutuhan kayu, paku, dan pelitur (cat) sesuai dengan keperluan. Waktu membeli
bahan tersebut akan dilakukan pemeriksaan mutu kayu dan pelitur (cat) agar
sesuai dengan kebutuhan standar mutu lemari.
Selanjuthya
ia akan menentukan siapa yang akan melakukan penyerutan, pemotongan, dan
penggergajian kayu. Lalu kegiatan memulai pembuatan lemari tersebut dengan
membuat potongan-potongan kayu dan potongan papan sesuai dengan mutu lemari
yang direncanakan. Kemudian, potongan
kayu dan papan dirakit satu sama lain sehingga menjadi bentuk lemari kayu yang
diharapkan.
Tahap
proses akhir pun merupakan hal penting dalam pengawasan mutu, yakni memelitur
kayu atau mengecat kayu. Bila salah memilih atau salah mengecat dapat mengakibatkan
lemari buku tersebut hasilnya tidak sesuai dengan rencana. Berarti walaupun
ukurannya benar, tetapi bila penampilan jelek akan dinilai bermutu jelek pula.
Demikian
pula pengiriman lemari buku ke konsumen atau pemesan, harus dilakukan secara
hati-hati dan cermat agar tidak cacat selama dalam perjalanan. Sekilas telah
dibahas tentang proses dan pengertian mutu, sesuai dengan DAP (diagram alur
proses) yang telah diterangkan dalam bab sebelumnya.
Hal
yang perlu diperhatikan di sini bahwa keadaan atau bahan dan proses produksi
harus sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Bila dalam tahap proses
kegiatan terdapat hasil pekerjaan yang menyimpang, harus cepat diperbaiki
sebagai tindakan koreksi. Bila tindakan tersebut secara tegas dilaksanakan maka
mutu barang yang dihasilkan akan sesuai dengan standar yang direncanakan.
Secara umum pengendalian atau pengawasan mutu terpadu dalam suatu perusahaan
manufaktur dilakukan secara bertahap sebagai berikut.
a) Pemeriksaan
dan pengawasan kualitas bahan mentah (bahan baku,
bahan baku
penolong, dan sebagainya).
b) Pemeriksaan
atas produk sebagai hasil proses pembuatan. Hal ini berlaku untuk barang
setengah jadi maupun barang jadi.
c) Pemeriksaan
cars pengepakan dan pengiriman barang ke konsumen.
d) Mesin,
tenaga kerja, dan fasilitas lain yang dipakai dalam proses produksi harus juga
diawasi sesuai dengan standar kebutuhan.
Jadi,
secara keseluruhan tahap pengendalian mutu meliputi hal-hal sebagai berikut.
a) Pemeriksaan
mutu bahan baku,
mutu bahan dalam proses, dan mutu produk jadi. Demikian pula standar jumlah dan
komposisinya.
b) Pemeriksaan
yang dilakukan tersebut memberi gambaran apakah proses produksi berjalan
seperti yang telah ditetapkan atau tidak.
c) Melakukan
analisis fakta untuk mengetahui penyimpangan yang mungkin teijadi.
d) Apabila
terjadi penyimpangan, harus segera dilakukan koreksi agar produk yang
dihasilkan memenuhi standar yang direncanakan.
Secara
umum pengawasan mutu dapat digambarkan sebagai suatu kegiatan inspeksi bertahap
dari mulai mengamati lalu mengumpulkan fakta, kemudian melakukan
tindakan-tindakan yang perlu dilakukan.
Hal
ini perlu dilaksanakan untuk mencapai dan memperiahankan mutu produk yang telah
ditetapkan. Jadi, pada hakikatnya pengertian pengawasan mutu adalah usaha
mencegah terjadinya penyimpangan atau kerusakan. Bila timbul penyimpangan atau
kerusakan mutu maka akan diambil tindakan koreksi untuk mencegah timbulnya
kembali penyimpangan tersebut. Misalnya, bila standar ukuran jari-jari sepeda 30
cm, berarti produk jari-jari tersebut harus berukuran 30 cm pula, tidak boleh
29 cm atau 31 cm.
D. KENDALI MUTU DAN DUKUNGAN
MANAJEMEN
Sebelum suatu barang dibuat, seyogianya perlu
diperhatikan lebih dahulu tentang kegunaan dan manfaat barang tersebut dalam
kehidupan sehari-hari. Apakah diperlukan para konsumen? Sebab kegunaan suatu
barang atau jasa dalam kehidupan sehari-hari berkaitan dengan upaya kepuasan
konsumen. Walaupun tingkat kepuasan konsumen dipengaruhi banyak faktor, namun
mutu suatu barang atau jasa ada pengaruhnya terhadap pemenuhan kepuasan
pemakai. Dalam hubungan ini, kegunaan pengendalian mutu adalah alat kendali
dalam proses pembuatan suatu produk atau jasa agar sesuai dengan mutu yang
direncanakan. Dalam hal ini perlu dikemukakan bahwa pimpinan perusahaan
(manajemen) dan tenaga kerja lain harus saling menunjang dalam melaksanakan
kegiatan pengendalian mutu barang atau jasa sejak awal, yakni mulai pemilihan
bahan baku,
lalu proses produksi sampai barang jadi, dan seterusnya. Jadi, partisipasi
seluruh karyawan dan manajemen akan memengaruhi keberhasilan kendali mutu atas
suatu produk.
Kiranya
ada baiknya dikutipkan tentang pengawasan mutu barang, sebagai berikut.
In performing monitoring
function, quality control must decided the amount and type of inspection and
control required to insure achievement of the specification economically.
(Dalam
melaksanakan fungsi pemantauan (monitoring), pengendalian mutu harus ditentukan
jumlah dan jenis inspeksi yang diperlukan agar terjamin tujuan memperoleh
produk bermutu yang direncanakan secara ekonomis).
Dalam
menentukan jumlah dan jenis pemantauan dalam proses pengendalian mutu suatu
barang, terlebih dahulu harus dibuat suatu diagram alur proses produksi atau
disingkat DAP. Berdasarkan diagram alur proses produksi tersebut, dapat
ditentukan jenis dan banyaknya titik pemantauan yang efektif. Namun demikian,
jumlah pemantauan harus berprinsip kepada segi ekonomis. Ingat bahwa proses
pengendalian mutu harus berprinsip kepada manajerial ekonomis atau dikenal
sebagai "harus efisien". Jadi, Anda tahu bahwa tipe dan jenis
pemantauan tergantung kepada jenis dan tipe diagram alur proses produksi. Makin
panjang diagram alur proses produksi, semakin banyak pula titik pemantauan yang
diperlukan. Sebaliknya, makin pendek diagram alur atau proses produksi, berarti
makin sedikit pula titik dan jenis pemantauan yang diperlukan.
Penerapan pengendalian mutu pada satu perusahaan
dimaksudkan untuk memperoleh gambaran pasti tentang produk akhir. Apakah
komposisi, desain, maupun spesifikasi telah sama dengan standar yang telah
ditetapkan? Jadi, pengendalian mutu hanya dapat dilakukan bila sebelumnya telah
ditetapkan suatu standar ukuran. Tanpa standar tersebut perusahaan tidak
mempunyai dasar ukuran untuk mengawasi apakah proses produksi telah berjalan
dengan semestinya. Dengan perkataan lain, tanpa standar yang ditetapkan lebih
dahulu (predetermined standard), berarti tidak dapat dipantau tentang
penggunaan bahan baku
dan fasilitas proses produksi sehingga sulit dibandingkan dengan output (hasil
akhirnya). Fungsi pengendalian mutu, bukan saja untuk memperoleh mutu produk
yang sesuai dengan standar, tetapi juga untuk mengetahui tingkat efisiensi.
Bagaimana
caranya? Penggunaan bahan baku
yang melebihi jumlah standar, misalnya, berarti pemakaian bahan lebih banyak
dari ketentuannya. Hal ini bila tidak diawasi berarti pemborosan. Demikian pula
bila proses penggunaan bahan baku
salah, berarti bahan dalam proses (work in process) harus dibuang atau bila
mungkin diolah kembali (remade). Hal ini merupakan pemborosan waktu dan tenaga
yang merupakan terjadinya inefficiency.
E.
TUJUAN GANDA KENDALI MUTU PRODUK
Tujuan pokok dari pengendalian mutu adalah untuk
mengetahui sampai seberapa jauh proses dan basil produk dan jasa yang dibuat
sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Pengendalian mutu merupakan
upaya untuk mencapai dan mempertahankan standar bentuk, kegunaan, dan warna
yang direncanakan. Dengan perkataan lain, pengendalian mutu ditujukan untuk
mengupayakan agar produk atau jasa akhir sesuai dengan spesifikasi yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Dalam
pengendalian mutu ini, semua kondisi barang diperiksa berdasarkan standar yang
ditetapkan. Bila terdapat penyimpangan dari standar dicatat untuk dianalisis.
Hasil analisis pengendalian mutu tersebut digunakan untuk dijadikan pedoman
atau perbaikan sistem kerja sehingga produk yang bersangkutan sesuai dengan
standar yang ditentukan. Pelaksanaan pengawasan mutu dan kegiatan produksi
harus dilaksanakan secara terus-menerus untuk mengetahui kemungkinan terjadinya
penyimpangan dari rencana standar agar dapat dengan segera diperbaiki.
Intinya,
maksud dari pengawasan mutu adalah agar standar spesifikasi produk yang telah
ditetapkan sebelumnya tercermin dalam hasil produk akhir.
Secara
umum tujuan pengawasan mutu adalah sebagai berikut.
a) Produk
akhir mempunyai spesifikasi sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.
b) Agar
biaya desain produk, biaya inspeksi, dan biaya proses produksi dapat ber alan
secara efisien.
Bila
dua hal tersebut dapat terlaksana, yakni produk yang dihasilkan bermutu baik
dengan harga jual yang logisc maka perusahaan dapat meningkatkan dayas
saingnya.
Di
bawah ini akan bahas lebih rinci tentang ruang lingkup pengendalian mutu.
Kegiatan
pengendalian mutu merupakan bidang pekerjaan yang sangat luas dan kompleks
karena semua variabel yang memengaruhi mutu harus diperhatikan. Secara garis
besar, pengendalian mutu dapat diklasifikasikan sebagai berikut.
- Pengendalian mutu bahan
baku.
- Pengendalian dalam
proses pengolahan (work in process).
- Pengendalian mutu
produk akhir.
1. Pengendalian Mutu Bahan
Mutu bahan akan sangat memengaruhi basil akhir dari
barang yang dibuat. Bahan baku dengan mutu yang jelek akan menghasilkan
mutu barang yang jelek. Sebaliknya, bahan baku
yang baik dapat menghasilkan barang yang baik. Pengendalian mutu bahan harus
dilakukan sejak penerimaan bahan baku di gudang,
selama penyimpanan, dan waktu bahan baku
akan dimasukkan dalam proses produksi (work in process).
Kelainan
mutu bahan baku
akan memberi akibat mutu produk yang dihasilkan berada di luar standar mutu
yang direncanakan. Contohnya, mutu terigu yang baik dapat menghasilkan roti
yang baik. Sebaliknya, bila mutu terigu jelek maka roti yang dihasilkan pun
jelek. Rusaknya mutu bahan baku
dapat terjadi karena sistem penggudangan yang jelek.
2. Pengendalian
Mutu dalam Proses Pengelolaan
Sesuai dengan DAP (Diagram Alur Produksi) dapat dibuat
tahap-tahap pengendalian mutu sebelum proses produksi berlangsung. Anda simak
kembali materi yang lalu bahwa dalam membuat suatu produk diperlukan beberapa
urutan proses produksi agar produk yang dihasilkan dapat sesuai dengan yang
direncanakan. Tiap tahap proses produksi diawasi sehingga kesalahan yang terjadi
dalam proses produksi dapat diketahui, untuk selanjutnya segera dilakukan
perbaikan (koreksi).
Terdapat
beberapa cara pengendalian mutu selama proses produksi berlangsung. Misalnya
melalui contoh (sampel), yakni hasil yang diambil pada selang waktu yang sama.
Sampel tersebut dianalisis secara statistik untuk memperoleh gambaran apakah
sampel tersebut sesuai dengan yang direncanakan atau tidak. Bila tidak sesuai
berarti proses produksinya salah. Selanjutnya, kesalahan tersebut harus
diteruskan kepada operator (pelaksanaan) untuk dilakukan perbaikan. Pengawasan dilakukan
terhadap seluruh tahapan proses produksi dari awal hingga akhir tanpa kecuali.
Bila salah satu tahapan produksi diabaikan berarti pengendalian mutu tidak
cermat. Di sinilah perlunya kerja saling mendukung antara karyawan satu dengan
yang lain, termasuk pihak manajemen.
3. Pengendalian Mutu Produk
Akhir
Produk akhir harus diawasi mutunya sejak keluar dari
proses produksi hingga tahap pembungkusan, penggudangan, dan pengiriman ke
konsumen. Dalam memasarkan produk, perusahaan harus berusaha menampilkan produk
yang bermutu. Hal ini hanya dapat dilaksanakan bila atas produk akhir tersebut
dilakukan pengecekan mutu agar produk rusak (cacat) tidak sampai ke tangan
konsumen.
F. FAKTOR TEKNIS YANG
MEMENGARUHI MUTU
Dalam suatu perusahaan manufaktur di mana proses produksi
dikerjakan oleh mesin yang telah terus-menerus bekerja secara berulang-ulang,
tentu saja lamakelamaan mesin tersebut ukuran dan kerjanya menjadi tidak
akurat lagi karena aus.
Oleh
karena itu, makin berat beban kerja mesin, makin berpengaruh pada hasil produk
yang dihasilkan. Jadi, mesin harus bekerja sesuai dengan kemampuan. Artinya,
ada batas-batas kemampuan yang dicapai perusahaan sesuai dengan kemampuan
kapasitas yang tersedia. Demikian pula dengan standar mutu harus disesuaikan
dengan kapasitas teknologi yang dimiliki. Selain itu, standar mutu yang
direncanakan harus disesuaikan dengan teknologi yang digunakan. Standar
spesifikasi produk yang direncanakan harus realistis ditinjau dari segi
kemampuan teknologi produksi yang dimiliki dan disesuaikan dengan kebutuhan
konsumen.
Jadi,
standar mutu barang harus direncanakan dengan saksama lebih dahulu agar standar
spesifikasi yang ditentukan merupakan kompromi dari kedua segi, yakni teknologi
dan kebutuhan konsumen.
G.
KENDALI MUTU DAN BAHAN SISA
Sebenarnya terdapat manfaat dan tujuan lain dalam
mengawasi suatu proses produksi, yakni agar dapat mengurangi bahan sisa.
Bahan-bahan sisa yang terbuang harus diupayakan sesedikit mungkin. Oleh karena
itu, pengendalian atas bahan sisa harus dilakukan terus-menerus dengan saksama.
Dalam hal ini terkait aspek efisiensi penggunaan bahan baku. Memang bahan sisa tidak dapat
dihindari, tapi upayakan sekecil mungkin.
Selain
itu, efisiensi proses produksi tergantung pada seluruh proses produksi yang
harus dilaksanakan. Barang yang sama dapat dihasilkan oleh proses produksi yang
berbeda dengan biaya produksi yang berbeda. Tingkat efisiensi yang berbeda,
karena skala produksi yang berbeda pula. Selain itu, berbeda dalam proses
produksi atau berbeda teknologi yang digunakan dapat juga mengakibatkan
perbedaan jumlah bahan sisa. Tentu saja jumlah bahan sisa yang sedikit berarti
penggunaan bahan baku
yang efisien. Idealnya sebuah perusahaan dapat menggunakan teknologi yang
ekonomis dalam berbagai hal termasuk pemakaian tenaga kerja, tenaga listrik,
bahan baku, dan
sebagainya.
H. UNIT
ORGANISASI KENDALI MUTU
Seperti telah dikemukakan sebelumnya bahwa kegiatan
pengendalian mutu di suatu perusahaan mempunyai tujuan ganda, yakni selain
untuk memperoleh mutu produk atau mutu jasa yang sesuai dengan standar, juga
agar produk yang dijual sesuai dengan mutu yang dibutuhkan masyarakat sehingga
pengendalian mutu suatu produk sebenarnya bertujuan untuk menjamin pangsa pasar
yang dikuasai. Bahkan bila mungkin, pangsa pasar tersebut diperluas. Implikasi
yang diharapkan adalah menjamin kelangsungan hidup perusahaan dengan usaha
mengembangkan volume penjualan dan keuntungan. Oleh karena itu, pengendalian
mutu merupakan kegiatan yang berfungsi banyak, walaupun tujuannya satu, yakni
meningkatkan volume penjualan.
Dalam
upaya melaksanakan fungsi pengendalian mutu, umumnya setiap struktur organisasi
perusahaan mempunyai unit untuk pengendalian mutu. Unit kerja pengendali mutu,
bisa berstatus seksi atau bagian atau divisi, tergantung pada besar kecilnya
skala usaha perusahaan tersebut.
Namun,
dapat tedadi bahwa suatu perusahaan tidak mempunyai unit kerja pengendali mutu
yang formal. Mengapa demikian? Dalam hal ini, pihak manajemen berpendapat bahwa
pekerjaan tersebut dapat dilakukan oleh petugas lain yang merangkap. Hal ini
hanya tedadi pada perusahaan skala kecil, misalnya perusahaan pembuat furnitures,
di mana pemeriksaan mutu hasil produksinya dilakukan oleh pemilik perusahaan.
Akan tetapi, bila perusahaannya bertambah besar, biasanya skala organisasi
perusahaan pun makin besar dan luas. Dalam hal ini, pembagian tugas harus
semakin jelas, termasuk petugas pemeriksa mutu barang.
Dalam
struktur organisasi yang mapan, semua petugas (pegawai) di setiap unit kerja
mempunyai tugas khusus tertentu sesuai dengan rincian kerja (job description)
yang mereka punyai. Dalam organisasi yang mapan tersebut, divisi produksi hanya
melaksanakan kegiatan produksi, di mana setiap, orang telah mempunyai wewenang
dan tanggung jawab masing-masing atas barang yang dihasilkan.
Oleh
karena itu, tugas wewenang dari berbagai kegiatan bisa sangat beraneka ragam.
Dalam hal pengendalian mutu pun dapat merupakan pekerjaan yang tidak mudah serta
kompleks, karena menyangkut berbagai orang di berbagai tahapan kegiatan
produksi. Namun demikian, semua tugas pengendalian mutu di setiap jenjang
proses produksi, bertanggung jawab terhadap manajer produksi untuk bekerja
secara saksama dan penuh tanggung jawab. Manajer produksi sangat berperan untuk
mengkoordinasikan pengendalian mutu. Sekadar untuk mengingatkan kembali,
berikut diungkap kembali tentang total quality control.
Kegiatan
pengendalian mutu pada berbagai jenjang kegiatan yang berhubungan dengan mutu,
yakni sebagai berikut.
1) Pengawasan
bahan-bahan di gudang meliputi penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran.
2) Pengendalian
kegiatan di berbagai jenjang proses produksi, sesuai dengan DAP.
3) Mengawasi
pengepakan dan pengiriman produk ke konsumen atau langganan.
Jadi
jelaslah, khususnya unit pengendalian mutu mempunyai peranan besar dalam usaha
menghasilkan produk sesuai dengan spesifikasi standar barang yang direncanakan.
Hal ini dapat memengaruhi nama baik perusahaan sekaligus menjamin kelangsungan
hidup perusahaan. Oleh karena itu, seyogianya setiap perusahaan harus
memperhatikan kegiatan pengawasan mutu, mengingat perannya yang penting
terhadap hasil produksi perusahaan dan nama baik serta kelangsungan hidup
usaha.
Untuk
memberikan keterangan yang lebih jelas tentang peranan pengendalian mutu dan
posisinya dalam suatu perusahaan, dalam bab ini disajikan mengenai struktur
organsiasi suatu perusahaan manufaktur. Walaupun yang disajikan di sini adalah
struktur organisasi perusahaan manufaktur, namun diharapkan Anda dapat pula
menganalogikan dengan struktur organisasi perusahaan yang nonmanufaktur
(perusahaan jasa, seperti hotel, travel agent, losmen, dan sebagainya). Anda
perlu tahu bahwa pada perusahaan nonmanufaktur tidak ada divisi atau unit kerja
produksi yang mengelola mesin dan fasilitas produksi. Mengapa? Karena pada perusahaan jasa tidak mengolah bahan baku
menjadi barang jadi. Walaupun demikian,
perusahaan tersebut harus menjaga mutu jasa yang dijualnya.
Secara
umum struktur organisasi perusahaan manufaktur dapat dilihat padaq Gambar 7.5.
Sedangkan struktur perusahaan nonmanufaktur (jasa) dapat dilihat pads Gambar
7.6.
Seyogianya,
baik perusahaan manufaktur maupun jasa mempunyai unit pengendali mutu atas
barang (jasa) yang harus dijual. Misalnya hotel dan perusahaan pelayaran. Hotel
atau penginapan harus mempunyai standar mutu kebersihan dan kenyamanan yang
ditawarkan kepada para tamu.
Contoh:
- Kamar hotel harus
bersih dengan pelayanan yang menyenangkan, di samping aman dan nyaman
untuk dihuni oleh tamu hotel.
- Kursi tempat duduk pads
bus antarkota harus nyaman dan bersih, bila perlu ber-AC dengan sopir yang
terampil dan hati-hati.
Silakan
Anda mengamati dan membaca tentang penjelasan struktur organisasi di bawah ini.
Hanya satu hal yang Anda perlu ingat bahwa kegiatan pengendalian mutu dalam
perusahaan mempunyai ruang lingkup sebagai berikut.
Walaupun
unit kerja pengendali mutu produk (jasa) hanya merupakan suatu unit di bawah
divisi produksi, namun divisi-divisi lain pun sebenarnya turut bertanggung
jawab atas mutu barang yang dihasilkan. Oleh karena itu, sebenarnya seluruh
divisi sangat berperan dalam pengendalian mutu. Walaupun tugas dan tanggung
jawab terbesar adalah di divisi produksi, khususnya unit quality control, namun
semua karyawan sesungguhnya harus bertanggung jawab atas mutu barang yang
dihasilkan.
Kasus di perusahaan penerbitan
Dalam
rangka mencetak buku untuk masyarakat, mutu buku tersebut tergantung pada
hal-hal sebagai berikut. Pertama, penulis yang andal dalam penguasaan materi
dan mampu menyusun bahasa tulis yang baku dan
jelas (bahan baku).
Kedua, ketelitian para editor, korektor, setter, layouter, desainer, dan semua
bagian produksi. Bila staf-staf tersebut ceroboh maka buku yang dihasilkan
adalah buku yang tidak dimengerti oleh pembacanya. Tetapi, bila semua staf
tersebut teliti dan ahli di bidangnya masing-masing maka buku yang diterbitkan
adalah buku yang bagus dan dimengerti pembacanya. Jadi, jelas bahwa dalam
membuat sesuatu barang, seluruh karyawan yang terlibat dalam proses
pembuatannya turut bertanggung jawab atas mutu barang atau jasa yang
dihasilkan. Demikian pula pada usaha-usaha lainnya.
Intinya,
mutu suatu produk tergantung pada seluruh unit-unit kerja yang terdapat di
perusahaan bersangkutan. Bukan saja tanggung jawab unit produksi, tetapi
unit-unit lain pun turut bertanggung jawab. Bukan saja tanggung jawab manajer
produksi, tetapi juga seluruh pimpinan paling atas sampai karyawan terendah.